Protocollen

Overlijdensprotocol VV Opende

1. Inleiding

Dit protocol treedt in werking zodra het bestuur van VV Opende is geïnformeerd over een overlijden.
Het document wordt gepubliceerd op de website.
Het protocol geldt voor bestuursleden, (ere)leden, leden, oud-leden, vrijwilligers, sponsoren en donateurs.

2. Algemene werkwijze

Wanneer een bestuurslid bericht ontvangt over een overlijden, informeert hij of zij direct het voltallige bestuur.
Het bestuur bepaalt daarna gezamenlijk op welke wijze VV Opende zal handelen, passend binnen dit protocol en altijd met respect voor de wensen van de nabestaanden.

3. Procedure per situatie

Alle onderstaande procedures worden altijd uitgevoerd in overleg met de nabestaanden en conform hun wensen.
Wanneer nabestaanden specifieke voorkeuren of verzoeken hebben, wordt hier zoveel mogelijk aan tegemoetgekomen.

Overlijden van een bestuurslid of erelid

De voorzitter informeert de leden via een bericht op de website en eventueel per e‑mail.
De secretaris plaatst een In Memoriam op de website.
Het bestuur verzorgt, in overleg met de familie, een rouwadvertentie in een plaatselijke krant.
De secretaris regelt een rouwbloemstuk namens VV Opende.
In de kantine wordt een condoleancehoek ingericht met een condoleanceboek, foto en kaars.
De vlag op het sportpark wordt halfstok gehangen.
Teams vanaf O13 spelen hun eerstvolgende wedstrijd met een rouwband, en seniorenteams houden vooraf een minuut stilte.
De wedstrijdsecretaris communiceert eventuele afgelastingen met de KNVB en betrokken verenigingen.
Het bestuur woont de condoleance en/of uitvaart bij.
Indien gewenst door de familie plaatst VV Opende een passend bericht op social media.

Overlijden van een lid of vrijwilliger

De vereniging informeert de leden via de website.
De vlag op het sportpark wordt halfstok gehangen.
Het bestuur bezoekt de condoleance en/of uitvaart.
Indien gewenst door de familie plaatst VV Opende een bericht op social media.
Overlijden van een ouder, broer of zus van een jeugdlid
De secretaris verstuurt een condoleancekaart namens de vereniging.
Bestuur of teamleiding woont de condoleance bij indien dit gepast is.

Overlijden van een sponsor of donateur

De secretaris verstuurt een condoleancekaart namens de vereniging.
Het bestuur bezoekt de condoleance wanneer dit passend is.
Indien gewenst door de familie plaatst VV Opende een bericht op social media.

Overlijden van de partner of het kind van een lid

De secretaris verstuurt een condoleancekaart namens de vereniging.

Overlijden van een oud-bestuurslid

De secretaris verstuurt een condoleancekaart namens de vereniging.
De vlag op het sportpark wordt halfstok gehangen.
Het bestuur bezoekt de condoleance of uitvaart.

Overlijden van een oud-lid of oud-vrijwilliger (korter dan 10 jaar uitgeschreven)

De secretaris verstuurt een condoleancekaart namens de vereniging.
De vlag op het sportpark wordt halfstok gehangen.
Het bestuur bezoekt de condoleance wanneer dit passend is.

4. Wedstrijden en herdenkingen

Bij overlijden van een bestuurslid of erelid wordt bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden een minuut stilte gehouden. Het eerste elftal speelt met rouwband.
Bij overlijden van een spelend lid kunnen, in overleg met familie en teamleiding, trainingen en wedstrijden tot en met het daaropvolgende weekend worden afgelast. Bij de eerstvolgende wedstrijd speelt het team met rouwband en wordt een minuut stilte gehouden, ook bij uitwedstrijden.
Bij overlijden van de partner van een actieve speler kan de daaropvolgende wedstrijd van het team worden afgelast.
Bij overlijden van een direct familielid (ouder/partner/kind) kan het betreffende team tot en met het eerstvolgende weekend wedstrijdvrij worden gesteld.
Bij overlijden van een niet-spelend lid wordt bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden een minuut stilte gehouden. Het eerste elftal speelt met rouwband.
Bij overlijden van een sponsor houdt het gesponsorde team een minuut stilte en speelt het met rouwband.
Bij een sterfgeval op het sportpark worden alle wedstrijden die dag onmiddellijk afgelast.
Bij twijfel of uitzonderlijke situaties beslist het bestuur, indien nodig in overleg met de KNVB.
Indien een overlijden op een wedstrijddag wordt gemeld, worden betrokken wedstrijden direct afgelast of stilgelegd.

5. Social media

VV Opende plaatst uitsluitend een bericht op social media wanneer dit door de nabestaanden wordt gewenst.
De inhoud van het bericht wordt altijd vooraf afgestemd met de familie.

6. Nazorg

Na een overlijden wordt extra aandacht besteed aan de betrokken spelers, vrijwilligers of teams.
De vereniging bespreekt met betrokkenen welke vorm van ondersteuning passend is en zorgt voor een zorgvuldige begeleiding.